/Статьи по медицине/Замена медицинского оборудования

Замена медицинского оборудования

Несмотря на то, что большинство работ по оборудованию для визуализации передаются на аутсорсинг из-за его специализации и сложности, ответственность за своевременное выполнение работ квалифицированным подрядчиком по-прежнему лежит на инженере-биомедике.
В последние годы управление медицинскими приборами приобрело новый уровень сложности, что отчасти обусловлено возросшей сложностью и специализацией оборудования, интеграцией с электронными сетями, зависимостью от аутсорсинга в области специализированного технического обслуживания и ремонта, а также постоянно возрастающими требованиями к соблюдению требований, безопасности, надежности и точности.

Все эти вопросы должны быть решены при сохранении инвентаризации оборудования, способного обеспечить правильное оборудование в нужное время для правильного применения.

Используя исторические данные медицинского оборудования и проводя аудит оборудования, специалисты медицинских учреждений могут анализировать методы, которые они используют в своих программах управления, а также повышать эффективность и соответствие требованиям при одновременном снижении затрат.

Исходных данных и методов
Прежде чем начать, важно, чтобы специалисты медицинских учреждений установили базовый уровень. Поскольку объекты имеют разные размеры и используют разные уровни технологии, потраченные доллары не являются точным сравнением. Скорее, специалисты должны рассчитать соотношение стоимости обслуживания (COS) своей программы биомедицинского оборудования.

Тед Коэн, клинический инженер менеджер в медицинский центр Калифорнийского университета в Дэвисе, Сакраменто, Калифорния., разработал коэффициент COS для определения финансовой эффективности программы биомедицинского сопровождения. Существуют и другие модели бенчмаркинга, но коэффициент COS учитывает технологию и затраты на ее поддержание, что выражается в более высокой стоимости приобретения по сравнению с общей потраченной суммой.

Коэффициент COS рассчитывается путем деления общей годовой стоимости эксплуатации программы медицинского оборудования (трудозатраты, запчасти, ремонт и внешние контракты) на стоимость (первоначальную стоимость приобретения) медицинского оборудования в инвентаре. В серии бенчмаркинга 2007 года Коэна для журнала биомедицинского приборостроения и технологий Ассоциации по продвижению медицинского инструментария он заявил, что коэффициент COS в Соединенных Штатах составляет от 5 до 10 процентов, что исключает выбросы. Коэффициент COS объекта по сравнению с его установленной целью дает направление на то, сколько идей можно рассмотреть при попытке снизить затраты и повысить эффективность.

Программы управления медицинским оборудованием (MEMPs) существуют уже более 25 лет, и большинство больниц перешли от программы контроля и технического обслуживания, основанной на исправлении неисправностей, к программе, основанной на времени, затем на прогнозе, затем на состоянии и, наконец, к программе, основанной на риске. Профилактическое и корректирующее техническое обслуживание в основном связано с периодичностью плановых работ, а также ремонтов после выхода оборудования из эксплуатации; они упускают возможности для оптимизации, в том числе возможность устанавливать интервалы технического обслуживания на основе значимых данных.

Некоторые из новых моделей управления оборудованием включают в себя ввод в большее число категорий, которые дают ценные данные и которые могут повысить надежность медицинского оборудования и снизить затраты на техническое обслуживание. Эти поля включают в себя “корректирующие”, “профилактические”, “критический фактор”, “отказы”, “анализ состояния”, “фактор надежности” и “прогнозные услуги” виды выполняемых работ. Вводя выполненное техническое обслуживание или ремонт в эти подкатегории, можно получить ценные данные о среднем времени работы до отказа, связанных с возрастом затратах на ремонт, типе оборудования, которое чаще всего выходит из строя, и средней продолжительности. Добавьте это к значению риска и исходам пациентов, и результаты повысят эффективность, обеспечив оптимальное время наблюдения, снизят частоту отказов и позволят планировать замену перед чрезвычайными ситуациями.

Анализ программы
Там всегда будет место для регулярного профилактического обслуживания, но многие больницы выполняют как корректирующее, так и профилактическое обслуживание с очень небольшим прогнозным или ориентированным на надежность обслуживанием.

Какие дополнительные поля данных обеспечат организацию информацией, необходимой для повышения эффективности и сокращения числа отказов? Были ли какие-либо результаты лечения пациентов, связанные с оборудованием? Если да, то есть ли место в записи оборудования и процесс отслеживания их по функциям оборудования, изготовителю, категории риска, возрасту оборудования или использованию? Каждая организация должна решить, какие поля данных будут способствовать достижению поставленной цели. Инженер-биомедик знает, какое оборудование на самом деле ломается, что вызывает большинство ошибок пользователя, и на котором он или она выполняет профилактическое обслуживание, которое никогда не требовало калибровки или ремонта. Специалисты по оборудованию должны начать с вопроса о том, где время, по-видимому, тратится впустую или какое оборудование выходит из строя больше всего, и сосредоточить первоначальные улучшения в этих категориях.

Для каждой категории специалисты должны определить текущий процесс, новый процесс, шаги по достижению нового процесса, ожидаемые результаты и пересмотреть процесс в той мере, в какой это необходимо для достижения ожидаемых результатов.

Этот дополнительный ввод и реорганизация может показаться сложной задачей. Однако большая часть этой информации уже введена в базу данных обслуживания, но может не быть введена в поля, которые связывают вместе. Другая информация должна вводиться только один раз, например, планируемое рабочее время, которое получается из Национальной базы данных. Специалисты по объектам должны работать со своими сотрудниками в области информационных технологий, чтобы установить связи, которые позволят получать полезную отчетность. Если организация имеет программу технического обслуживания, приобретенную у поставщика, обратитесь за поддержкой в области программирования и обучения.

Это может быть так же просто, как взять один предмет или группу, чтобы попытаться достичь одной цели. Например, большинство больниц отслеживают количество ошибок пользователей на аппаратах обезболивания, управляемых пациентами. Эта информация может быть расширена от стандартного количества ошибок пользователя, чтобы включить возможность сообщать об ошибках пользователя по отделу, смене, сотруднику и модели PCA.

Это может помочь определить, требуется ли дальнейшее образование в конкретной смене, по конкретной модели PCA или, возможно, только для отдельного человека. Большая часть времени, затрачиваемого на документирование производительности и обслуживания оборудования, уходит на открытие программы и поиск записи; ввод имени пользователя, отдела или полей смены занимает секунды, особенно если используются выпадающие меню. Если выходные данные не совсем то, что нужно, процесс может быть пересмотрен и поля добавляются или удаляются по мере необходимости.

Проведение инвентаризации
Возможность использования таких данных требует проведения полной инвентаризации биомедицинского оборудования на объекте.

Если специалист по оборудованию не успевает выполнить весь процесс инвентаризации сразу, он или она может разбить процесс по категориям в течение года. Категории могут включать оборудование с аутсорсинговыми сервисными контрактами, оборудование для визуализации, оборудование, интегрированное с сетями информационных технологий (ИТ), оборудование по рискам или отделам или любые другие группы, имеющие общую ассоциацию.

Этот перечень должен быть как можно более полным. Помимо такой очевидной информации, как производитель и номер актива, поля для рассмотрения включают функцию, критичность миссии, использование, доступность альтернативных устройств, частоту отказов, обнаруживаемость, последствия отказов, эксплуатационные последствия, время простоя, стоимость ремонта, критичность ремонта, отзыв, руководство производителя, тип обслуживания (профилактическое, корректирующее, прогнозирующее, аварийное или зависящее от условий), планируемое рабочее время, является ли обслуживание аутсорсингом, количество ошибок пользователя, количество "не может дублировать" и значения интеграции ИТ.

Возможность экспорта базы данных в электронную таблицу улучшает процесс, позволяя добавлять поля и легко сортировать и анализировать.

Рабочая информация
Независимо от того, провели ли специалисты медицинских учреждений полный аудит оборудования или планируют его по категориям, эта информация может быть использована в организациях несколькими способами. Они включают в себя:

Повышение эффективности. Даже если углубленный аудит биомедицинского оборудования все еще продолжается, вероятно, есть список всего оборудования на объекте.

Список оборудования можно отсортировать по отделам. Каждому директору отдела можно выслать по электронной почте список оборудования, назначенного для его или ее центра затрат, убедившись, что он копирует любого другого, кто знает, что используется. Кроме того, список должен быть направлен сотрудникам центра снабжения для любого оборудования, которое они могут очистить или хранить. Они знают, как часто используется оборудование и какое, если таковое имеется, оборудование не используется. Безусловно, самый простой способ устранить трудозатраты-это устранить обслуживание оборудования, которое не используется.

Еще одна причина для отправки каждому отделу списка оборудования, используемого в его районе, заключается в том, что сотрудники департамента отвечают за техническое обслуживание пунктов использования-фактор, который большинство фронтовых сотрудников либо забывают, либо пренебрегают. Большая часть оборудования должна ежедневно протираться при использовании, и визуальная проверка выполняется на всех фитингах и аксессуарах. Важно, чтобы клинические пользователи понимали причину и функцию оборудования до такой степени, чтобы они могли быть предупреждены об изменениях в оборудовании и вовремя позвонить инженеру-биомедику, чтобы исключить любые проблемы безопасности.

Замена оборудования. Более новое оборудование часто приходит с увеличенной эффективностью путем включать сбор данных, обеспечивая дополнительное качество через уменьшенную выдержку или дополнительно захваченные данные.  

Эти вещи могут увеличить пропускную способность, поддержать высококачественное принятие решений,а также повысить эффективность и производительность. Некоторые производители предлагают модернизацию или поддержку, чтобы помочь преодолеть разрыв между старыми и новыми поколениями оборудования. Однако технология более старого оборудования в конечном счете устаревает или может больше не поддерживаться производителем. Даже если детали все еще доступны, они могут быть настолько дорогими, что устройство больше не экономично ремонтировать. Более старое оборудование также связано с более высоким риском отказа или неисправности.

Специалисты по объектам должны работать со своими административными и закупочными командами для разработки плана замены. Некоторые объекты выигрывают от наличия конкретных руководящих принципов, таких как 60 процентов оборудования моложе пяти лет, 30 процентов оборудования в возрасте от шести до 10 лет и 10 процентов старше 10 лет. Для прогрессивных объектов 10% оборудования старше 10 лет неприемлемо из-за быстрого развития технологий для биомедицинского оборудования. Эти общие рекомендации также могут быть изменены на основе риска, текущих данных ремонта или опоры на интегрированную информацию ИТ.

Аутсорсинг. После того, как будет собрана полная и точная инвентаризация биомедицинского оборудования, должен быть подготовлен отчет, содержащий перечень всего оборудования, переданного на аутсорсинг.

Это означает, что внешние поставщики привлекаются на место для проведения профилактического обслуживания или ремонта специализированных единиц оборудования. Большинство медицинских учреждений работают совместно. Даже если они обычно нанимают биомедицинских инженеров на месте, они также нанимают специализированных биомедицинских инженеров для некоторых специализированных или сложных устройств, таких как магнитно-резонансная томография и позитронно-эмиссионная томография.

Если учреждение является частью более крупной системы здравоохранения, специалисты учреждений должны изучить вопрос о том, может ли быть достигнута Синергия путем совместного использования ресурсов. В то время как полный рабочий день специалиста по обслуживанию изображений не может быть экономически выгодным в одном месте, например, это может сэкономить деньги для нескольких объектов при использовании в качестве общего ресурса. Если это нецелесообразно, специалисты по оборудованию могут посмотреть на способность одного аутсорсингового поставщика выполнять техническое обслуживание и ремонт всего специализированного оборудования по льготной ставке.

Биомедицинский инженер или менеджер должен быть включен во все приобретения оборудования. Он или она должны говорить о проприетарных проблемах частей, или о надежности одного бренда по сравнению с другим. Как минимум, специалисты предприятий должны посмотреть, можно ли пересмотреть их контракты на техническое обслуживание, чтобы снизить затраты.

Информатика. Если объект небольшой, может потребоваться контракт на биомедицинскую информатику, которая представляет собой гибрид биомедицинского оборудования и информационных технологий.

По мере развития электронной медицинской карты (EHR) будут расширяться возможности интерфейса между биомедицинским оборудованием и EHR пациента. Без надлежащего обучения или контракта по биомедицинской информатике медицинское оборудование с ИТ-интерфейсом может перемещаться между инженером-биомедиком и специалистом по информатике. Затраты на время простоя многочисленны, а отсутствие необходимого оборудования, необходимого для пациентов, является не поддающейся количественной оценке стоимостью.

Частота обслуживания. В декабре 2013 года центры Medicare & Medicaid Services выпустили меморандум S&C 14-07-Hospital, в котором говорится, что учреждения могут использовать альтернативный план управления оборудованием (AEM). Исключения из AEM включают критическое или высокорисковое оборудование, визуализирующее / радиологическое оборудование, медицинские лазерные устройства или новое оборудование, для которого отсутствует достаточная история обслуживания. Для этих исключений тестирование должно проводиться в соответствии с рекомендациями производителей; для всего остального оборудования допускается увеличение интервалов профилактического обслуживания, если анализ и документация иллюстрируют обоснованность принимаемых решений.

Уменьшение частоты профилактического обслуживания не только сокращает трудозатраты, но и может перевести объект с профилактического обслуживания на прогнозное или ориентированное на надежность обслуживание. В дополнение к трудным часам сохраненным, двигать к прогнозированному или надежност-центризованному обслуживанию предотвратит отказ оборудования, оптимизирует надежность и сохранит цены.

Выполнение отчетов по устройству, модели или функции оборудования является наиболее эффективным способом оценки интервалов профилактического обслуживания. Специалисты по оборудованию должны учитывать среднее время между диагностической настройкой или ремонтом и среднее время до отказа. Большинство объектов смогут получить значительную экономию рабочего времени за счет внедрения AEM на оборудовании с низким уровнем риска.

Выполнение этих отчетов производителем также будет иметь дополнительную выгоду — инженер-биомедик будет иметь документацию, необходимую для объяснения административной или закупочной команде, почему следует продолжать или прекратить закупку определенного оборудования.

Поиск ошибок пользователей. Большинство медицинских учреждений будут иметь “ошибка пользователя” или “не может дублировать” в своих ежемесячных отчетах. Специалисты по оборудованию должны подготовить отчет о своих запасах по этим категориям для выявления тенденций по оборудованию или отделу, смене или пользователю. Если проблема повторяется для некоторых производителей или моделей, обычно есть три причины: дизайн устройства, окружающая среда или пользовательские характеристики.

Дизайн-это больше, чем просто то, как что-то сделано; он также влияет на способность пользователя понимать и использовать оборудование. Есть визуальные и тактильные соображения на все оборудование и часто слуховые соображения. Если кажется, что преобладает один производитель или модель оборудования, которая имеет больше ошибок пользователя, это, вероятно, функция дизайна.

Окружающая среда может привести к ошибкам пользователя, особенно когда освещение плохое ночью или когда уровень шума повышен в течение дня. Обучение персонала правильному использованию оборудования будет по-прежнему приводить к ошибкам пользователей, если не будут приняты во внимание условия окружающей среды. Если нет заметных тенденций и ошибки пользователей все еще происходят, это, скорее всего, связано с пользовательскими характеристиками. Персонал знаком с оборудованием? Работали ли сотрудники с ошибками пользователя сверхурочно или под большой нагрузкой? Перешел ли сотрудник в другой отдел или это был временный сотрудник? Это все учебные вопросы, которые директор департамента может решать с персоналом.

Экономия и эффективность
Почти каждое медицинское учреждение может найти экономию и повысить эффективность, проведя полный аудит инвентаризации биомедицинского оборудования и введя соответствующие данные для создания полной базы данных.

Отчеты, созданные на основе комплексной базы данных, могут проиллюстрировать, где контракты на обслуживание могут быть изменены для снижения затрат, как уменьшить затраты на ремонт и время простоя, выполняя техническое обслуживание до отказа, и показать тенденции в ошибках пользователей, чтобы предотвратить неблагоприятные события.

Специалисты по оборудованию также смогут применять количественные данные для поддержки краткосрочного и долгосрочного стратегического планирования оборудования.